Faça reuniões mais eficazes

Muito bem, então, você foi chamado para participar de mais uma daquelas intermináveis reuniões de três monótonas horas de duração na qual somente um fala, geralmente o diretor? Respire fundo, conte até dez, pois, infelizmente, isso é mais comum do que se imagina no ambiente corporativo e entenda que, provavelmente, assim como não está sendo confortável para você participar, possivelmente, esteja menos ainda para quem vai conduzir, pois ao invés de injetar ânimo, chegam a ser tão repetitivas, pesadas e maçantes, que drenam a energia da equipe.

No entanto, de uma coisa todos temos certeza: As reuniões são muito importantes e necessárias para a execução de um projeto, portanto, compartilho aqui algumas dicas para a condução de reuniões mais objetivas e eficazes que contribuem para alinhar o propósito do time e definir ações diárias voltadas para o alcance dos resultados propostos, evitando assim, dispersões por parte dos seus membros, que passam a compreender que cada ação individual é complementar a dos demais, levando-os, por sua vez a comprometer-se não apenas com a parte do trabalho que lhes cabe, mas também com a dos colegas, dando assim, um sentido maior de equipe.

Passo 1: Para que essas reuniões cumpram o seu objetivo de comunicar, conscientizar, engajar e motivar os membros do time, é importante ter claro o projeto, que é a razão principal daquele encontro, ou seja, qualquer outro assunto que não corresponda àquela lista de ações, será irremediavelmente banida das discussões, com isso, ganha-se tempo para abordar o que realmente importa, seguindo a pauta e definindo um horário de início e de término, que deve variar entre 15 e 20 minutos no máximo, sempre no mesmo local e horário diários.

Passo 2: Durante a reunião, divida o tempo total de duração da reunião pela quantidade de participantes, com isso, define-se um tempo para cada membro responder à três poderosas perguntas:

• O que foi feito ontem?
• O que farei hoje?
• Quais os fatores dificultadores que podem impedi-lo de alcançar o objetivo proposto naquele dia?

Importante: É preciso distinguir claramente o que é um fator dificultador e o que é uma justificativa para evitar-se possíveis erros durante a reunião:

Fatores dificultadores são todos os fatos, acontecimentos ou limitações de ordem técnica, material, financeira, humana, tecnológica ou de qualquer outra ordem que podem impedir ou dificultar involuntariamente a execução de uma atividade, como a instabilidade da internet atrapalhando o envio de e-mails, por exemplo. Detalhe: Basta citar, não tentar explica-lo. Já as Justificativas são desculpas voluntariamente orquestradas para minimizar a falta de empenho e dedicação na execução de uma tarefa específica com a qual havia previamente se comprometido.

Passo 3: O coordenador então, a medida que cada membro vai expondo, dá baixa simultaneamente nas tarefas já concluídas e atualiza o quadro de ações a serem executadas e ao final, recapitula junto à equipe reforçando os objetivos a serem alcançados no dia.

Por fim, espero que essas dicas possam ser úteis para que líderes e suas respectivas equipes alcancem resultados cada vez mais satisfatórios com o menor desgaste e que possa contribuir para uma equipe de fato mais engajada e alinhada com o propósito maior da empresa.

Gostou do tema? Tem alguma experiência parecida? Compartilhe comigo, terei o maior prazer em conhecer a sua história e quem sabe, contribuir com outras pessoa que têm as mesmas dificuldades, envie suas dúvidas, sugestões, sua opinião para o whatsapp (011) 99546 8145 ou mande um e-mail para fale@cibracoaching.com.br. Você poderá fazer parte do nossa próxima edição.